Το Zapier και το Make κάνουν ένα πράγμα: όταν συμβεί κάτι στο εργαλείο Α, κάνουν αυτόματα κάτι στο εργαλείο Β. Νέα παραγγελία στο e-shop, νέα γραμμή στο υπολογιστικό φύλλο. Νέα φόρμα, νέα κάρτα πελάτη στο CRM.
Δεν χρειάζεται προγραμματισμός. Χρειάζεται να ξέρεις ποια αντιγραφή-επικόλληση κάνεις κάθε μέρα με το χέρι.
Θέλεις να δεις τι μπορεί να αυτοματοποιηθεί στη δική σου δουλειά;
Στείλε μας τη λίστα των εργαλείων που χρησιμοποιείς και θα σου γυρίσουμε 3 έτοιμες ροές.
Τι κάνουν στην πράξη
Κάθε αυτοματοποίηση έχει τρία μέρη. Αν καταλάβεις αυτά, τα κατάλαβες όλα.
| Μέρος | Τι είναι | Παράδειγμα |
|---|---|---|
| Trigger | Το γεγονός που ξεκινά τη ροή | Νέα παραγγελία |
| Filter | Ο όρος για να συνεχίσει | Μόνο αν είναι πάνω από 100€ |
| Action | Τι γίνεται | Στέλνεται email και ενημερώνεται φύλλο |
Μια ροή μπορεί να έχει πολλά βήματα στη σειρά. Ξεκίνα όμως με δύο.
Δέκα ροές που δουλεύουν από την πρώτη μέρα
| # | Ροή | Τι γλιτώνεις |
|---|---|---|
| 1 | Φόρμα επικοινωνίας → CRM + ειδοποίηση | Χαμένα αιτήματα |
| 2 | Νέα παραγγελία → φύλλο παρακολούθησης | Χειροκίνητη καταγραφή |
| 3 | Νέα κριτική Google → ειδοποίηση στο κινητό | Καθυστερημένες απαντήσεις |
| 4 | Τιμολόγιο → φάκελος στο cloud | Ψάξιμο αρχείων |
| 5 | Νέος πελάτης → email καλωσορίσματος | Ξεχασμένη επικοινωνία |
| 6 | Κράτηση → υπενθύμιση 24 ώρες πριν | Ακυρώσεις |
| 7 | Απόδειξη εξόδου → λογιστικό φύλλο | Χαμένες αποδείξεις |
| 8 | Εγκαταλελειμμένο καλάθι → email σειρά | Χαμένες πωλήσεις |
| 9 | Νέος lead → ανάθεση σε συνεργάτη | Καθυστερήσεις |
| 10 | Εβδομαδιαία αναφορά → αυτόματο email | Χειροκίνητες αναφορές |
Η πρώτη είναι σχεδόν πάντα η πιο κερδοφόρα. Ένα αίτημα που χάνεται στα spam κοστίζει περισσότερο από όλες τις συνδρομές μαζί.
Η έκτη συνδέεται άμεσα με το σύστημα online κρατήσεων, αν κλείνεις ραντεβού.
Zapier ή Make;
Δύο εργαλεία που κάνουν το ίδιο πράγμα με διαφορετική φιλοσοφία.
| Zapier | Make | |
|---|---|---|
| Ευκολία | Πιο απλό | Θέλει λίγη εξοικείωση |
| Λογική | Γραμμική, βήμα-βήμα | Οπτικός καμβάς με διακλαδώσεις |
| Διαθέσιμες εφαρμογές | Οι περισσότερες | Λίγο λιγότερες |
| Κόστος στον όγκο | Ακριβότερο | Φθηνότερο |
| Πολύπλοκες ροές | Δύσκολα | Δυνατό σημείο |
Ο πρακτικός κανόνας: αν κάνεις 2–5 απλές ροές, Zapier. Αν έχεις πολλές ροές με προϋποθέσεις ή μεγάλο όγκο, Make.
Υπάρχει και τρίτη επιλογή: n8n, που μπορείς να το τρέξεις σε δικό σου server. Πιο τεχνικό, αλλά τα δεδομένα μένουν σε εσένα και το κόστος δεν ανεβαίνει με τον όγκο.
Πόσο κοστίζει;
Και τα δύο χρεώνουν με βάση τον αριθμό ενεργειών ανά μήνα.
| Επίπεδο | Zapier | Make | Ταιριάζει σε |
|---|---|---|---|
| Δωρεάν | ~100 ενέργειες | ~1.000 ενέργειες | Δοκιμή |
| Βασικό | 20€ – 30€ | 9€ – 16€ | 2–5 ροές |
| Επαγγελματικό | 50€ – 90€ | 30€ – 50€ | E-shop με όγκο |
Προσοχή στο μέτρημα: μια ροή με 4 βήματα καταναλώνει 4 ενέργειες κάθε φορά που τρέχει. Αν έχεις 500 παραγγελίες τον μήνα, αυτό είναι 2.000 ενέργειες μόνο από αυτή τη ροή.
Γι’ αυτό βάζεις φίλτρο όσο πιο νωρίς γίνεται: αν η ροή αφορά μόνο τις παραγγελίες άνω των 100€, το φίλτρο μπαίνει στο δεύτερο βήμα, όχι στο τέταρτο.
Πώς φτιάχνεις την πρώτη σου ροή
- Διάλεξε κάτι που κάνεις κάθε μέρα και σε ενοχλεί. Όχι το πιο πολύπλοκο.
- Γράψ’ το σε μια πρόταση: «Όταν συμβεί Χ, θέλω να γίνεται Υ».
- Σύνδεσε τους λογαριασμούς των δύο εργαλείων.
- Δοκίμασε με πραγματικό παράδειγμα, όχι με το δοκιμαστικό του εργαλείου.
- Άφησέ την να τρέξει μια εβδομάδα και έλεγξε το ιστορικό για σφάλματα.
Το πέμπτο βήμα το παραλείπουν όλοι. Οι ροές σπάνε σιωπηλά — όταν αλλάζει κάτι σε ένα από τα δύο εργαλεία, δεν σε ειδοποιεί κανείς.
Βάλε ειδοποίηση σφάλματος στο email σου από την πρώτη μέρα.
Πού σταματάνε αυτά τα εργαλεία
Είναι σημαντικό να ξέρεις τα όρια πριν στηρίξεις κρίσιμη διαδικασία πάνω τους.
- Δεν είναι σε πραγματικό χρόνο. Στα φθηνά πακέτα ο έλεγχος γίνεται κάθε 5–15 λεπτά.
- Δεν αντέχουν μεγάλο όγκο οικονομικά. Πάνω από μερικές χιλιάδες ενέργειες τον μήνα, η ανάπτυξη βγαίνει φθηνότερη.
- Δεν κάνουν πολύπλοκη λογική χωρίς να γίνουν δυσνόητες.
- Εξαρτάσαι από τρίτο πάροχο. Αν πέσει, πέφτει και η ροή σου.
- Δεν αντικαθιστούν σωστή ενσωμάτωση μεταξύ ERP και e-shop, όπου ο όγκος και η ακρίβεια έχουν σημασία.
Ο σωστός ρόλος τους: γέφυρα για ό,τι δεν αξίζει να αναπτυχθεί. Για τα υπόλοιπα, δες τι μπορεί να κάνει η αυτοματοποίηση με AI.
Θέλεις να δεις ποιες ροές αξίζουν στη δική σου περίπτωση;
Πες μας τι κάνεις χειροκίνητα κάθε μέρα και θα σου προτείνουμε τις τρεις με τη μεγαλύτερη απόδοση.
Προσοχή στα δεδομένα
Αυτά τα εργαλεία περνούν δεδομένα πελατών σου μέσα από τους δικούς τους servers. Ισχύουν οι κανόνες προστασίας δεδομένων.
Τρία πράγματα που ελέγχεις:
- Ποια δεδομένα περνάνε. Μη στέλνεις πεδία που δεν χρειάζονται στη ροή.
- Πού αποθηκεύονται τα ιστορικά. Και για πόσο.
- Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων. Και οι δύο πάροχοι την προσφέρουν — χρειάζεσαι υπογεγραμμένη.
Το πλαίσιο είναι στον οδηγό για το GDPR και ιστοσελίδα.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι τεχνικές γνώσεις;
Όχι για απλές ροές. Για ροές με πολλές προϋποθέσεις, χρειάζεται υπομονή ή βοήθεια.
Τι γίνεται αν σπάσει μια ροή;
Το εργαλείο κρατά ιστορικό και μπορείς να ξανατρέξεις τα βήματα που απέτυχαν. Γι’ αυτό οι ειδοποιήσεις σφάλματος είναι απαραίτητες.
Δουλεύουν με ελληνικά εργαλεία;
Με τα μεγάλα διεθνή, ναι. Με ελληνικά λογιστικά ή ERP, εξαρτάται από το αν έχουν API. Ρώτα τον πάροχό σου.
Μπορούν να συνδεθούν με το CRM μου;
Σχεδόν πάντα. Είναι από τις πιο συχνές χρήσεις — δες τι κάνει ένα CRM.
Αξίζει αν έχω μόνο δύο εργαλεία;
Αν η μεταφορά μεταξύ τους σου παίρνει πάνω από μία ώρα τον μήνα, ναι.
Το πρώτο βήμα
Άνοιξε ένα σημειωματάριο και γράψε για τρεις μέρες κάθε φορά που αντιγράφεις κάτι από μια εφαρμογή σε άλλη.
Η πρώτη γραμμή που θα εμφανιστεί τρεις φορές είναι η πρώτη σου αυτοματοποίηση.
Επόμενο βήμα
Κλείσε δωρεάν κλήση 30 λεπτών με την ομάδα του The Dev Alley. Θα χαρτογραφήσουμε τις ροές σου και θα σου δείξουμε τι στήνεται σε μία μέρα.