Τι είναι το ERP και πότε το χρειάζεται πραγματικά η επιχείρησή σας

Το ERP (Enterprise Resource Planning) είναι ένα ενιαίο λογισμικό όπου συγκεντρώνονται αποθήκη, πωλήσεις, αγορές, τιμολόγηση και οικονομικά στοιχεία, ώστε κάθε πληροφορία να καταχωρείται μία φορά και να είναι διαθέσιμη σε όλα τα τμήματα.

Η αξία του δεν είναι οι λειτουργίες. Είναι ότι σταματά η ίδια πληροφορία να ζει σε τρία Excel με τρεις διαφορετικές τιμές.

Θέλετε να μάθετε αν σας συμφέρει σήμερα;

Ζητήστε δωρεάν αξιολόγηση αναγκών και θα λάβετε ειλικρινή απάντηση, ακόμη κι αν είναι «όχι ακόμη».

Τι περιλαμβάνει ένα ERP

Τα ERP πωλούνται σε ενότητες. Αγοράζετε αυτές που χρειάζεστε και προσθέτετε αργότερα.

Το συνηθισμένο λάθος είναι η αγορά ενοτήτων «για το μέλλον». Πληρώνετε άδειες που δεν χρησιμοποιεί κανείς και περιπλέκετε την εκπαίδευση.

ERP, λογιστικό ή εμπορικό πρόγραμμα;

Τα τρία μπερδεύονται συχνά, γιατί στην ελληνική αγορά τα όρια είναι θολά.

• Λογιστικό πρόγραμμα: εξυπηρετεί κυρίως τον λογιστή σας — βιβλία, δηλώσεις, ισοζύγια.
• Εμπορικό πρόγραμμα: τιμολόγηση, αποθήκη, πελάτες. Καλύπτει άνετα τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις.
• ERP: τα παραπάνω συνδεδεμένα, με ροές εργασίας, δικαιώματα χρηστών και αναφορές σε πραγματικό χρόνο.

Αν η επιχείρησή σας έχει έως πέντε άτομα και μία αποθήκη, το εμπορικό πρόγραμμα συνήθως αρκεί. Το ERP αποκτά νόημα όταν εμπλέκονται πολλά τμήματα.

Χρειάζεται η επιχείρησή μου ERP; Τα έξι σημάδια

Δεν είναι θέμα μεγέθους αλλά πολυπλοκότητας. Αν αναγνωρίζετε τρία ή περισσότερα από τα παρακάτω, η συζήτηση έχει βάση.

1. Το ίδιο στοιχείο καταχωρείται δύο φορές. Μία στο εμπορικό, μία στο Excel του υπεύθυνου αποθήκης.
2. Δεν ξέρετε το πραγματικό απόθεμα χωρίς να ρωτήσετε κάποιον.
3. Οι αναφορές αργούν μέρες. Το κλείσιμο μήνα είναι έργο, όχι πάτημα κουμπιού.
4. Κάθε νέος πελάτης ή προϊόν απαιτεί δουλειά σε τρία συστήματα.
5. Τα λάθη τιμολόγησης εμφανίζονται κάθε μήνα και τα βρίσκει ο λογιστής.
6. Δεν μπορείτε να απαντήσετε γρήγορα πόσο κερδίζετε από κάθε κατηγορία προϊόντων.

Αν αναγνωρίζετε ένα ή δύο, πιθανότατα δεν χρειάζεστε ERP — χρειάζεστε καθαρότερες διαδικασίες. Το βήμα αυτό περιγράφεται στον οδηγό μας για τα πρώτα βήματα ψηφιακού μετασχηματισμού.

Cloud ή εγκατάσταση στον δικό σας διακομιστή;

Η επιλογή αλλάζει τη δομή του κόστους και της ευθύνης.

Για επιχειρήσεις έως 30 χρήστες, το cloud είναι σχεδόν πάντα η λογικότερη αφετηρία. Η εγκατάσταση δικαιολογείται σε ειδικές απαιτήσεις δεδομένων ή σε βαριά παραμετροποίηση.

Πόσο κοστίζει ένα ERP στην Ελλάδα;

Το κόστος έχει τρία σκέλη και το τρίτο είναι αυτό που ξεχνιέται.

Η γραμμή του καθαρισμού δεδομένων είναι η πιο υποτιμημένη. Ένα ERP που παραλαμβάνει διπλοκαταχωρημένους πελάτες και λάθος κωδικούς προϊόντων απλώς αυτοματοποιεί το χάος.

Ζητήστε από κάθε πάροχο ξεχωριστή γραμμή για καθένα από τα παραπάνω. Η συγκρίσιμη προσφορά είναι αυτή που αναλύει, όχι αυτή που δίνει ένα ποσό.

Έχετε προσφορές ERP και δεν συγκρίνονται;

Στείλτε τις μας και θα σας πούμε τι περιλαμβάνει η καθεμία και τι θα προστεθεί αργότερα.

Πόσο διαρκεί η υλοποίηση;

Η καθυστέρηση σχεδόν ποτέ δεν προέρχεται από το λογισμικό. Προέρχεται από τα δεδομένα σας και από το πόσο γρήγορα απαντούν οι άνθρωποί σας στις ερωτήσεις του υλοποιητή.

Η σύνδεση με το e-shop και το myDATA

Αν πουλάτε online, το ERP έχει νόημα μόνο εφόσον μιλά με το κατάστημά σας. Η ροή που θέλετε είναι απλή στην περιγραφή και απαιτητική στην υλοποίηση:

• Τα προϊόντα και οι τιμές φεύγουν από το ERP προς το e-shop.
• Το απόθεμα ενημερώνεται αμφίδρομα, σε πραγματικό χρόνο.
• Η παραγγελία μπαίνει στο ERP χωρίς πληκτρολόγηση.
• Το παραστατικό εκδίδεται και διαβιβάζεται αυτόματα στην ΑΑΔΕ.

Το τελευταίο σκέλος είναι πλέον υποχρεωτικό. Ο πλήρης οδηγός είναι εδώ: σύνδεση e-shop με το myDATA.

Τα πέντε λάθη που ακριβαίνουν το έργο

1. Επιλογή με βάση τη λίστα λειτουργιών. Οι λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσετε δεν έχουν αξία.
2. Παράλειψη του καθαρισμού δεδομένων. Είναι η φθηνότερη επένδυση με τη μεγαλύτερη απόδοση.
3. Έλλειψη εσωτερικού υπευθύνου. Χρειάζεται ένα άτομο με χρόνο, όχι μια επιτροπή.
4. Ταυτόχρονη έναρξη σε όλα τα τμήματα. Ξεκινήστε από ένα και επεκταθείτε.
5. Καμία εκπαίδευση μετά την παράδοση. Η γνώση φεύγει με τον πρώτο που θα αποχωρήσει.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί μια επιχείρηση 5 ατόμων να έχει ERP;

Μπορεί, αλλά σπάνια συμφέρει. Συνήθως ένα εμπορικό πρόγραμμα με σωστές διαδικασίες αποδίδει περισσότερο.

Χάνω τα δεδομένα μου αν αλλάξω ERP;

Όχι, εφόσον έχετε συμφωνήσει εξαγωγή δεδομένων σε ανοιχτή μορφή. Ζητήστε το γραπτώς πριν υπογράψετε.

Το ERP αντικαθιστά τον λογιστή;

Όχι. Μειώνει τη χειρωνακτική εργασία και βελτιώνει την ποιότητα των στοιχείων που φτάνουν σε αυτόν.

Χρειάζομαι ξεχωριστό CRM;

Πολλά ERP έχουν ενότητα CRM. Αν η ομάδα πωλήσεων έχει σύνθετη διαδικασία, ένα εξειδικευμένο CRM συνήθως δουλεύεται καλύτερα.

Πόσο συχνά αλλάζουν οι επιχειρήσεις ERP;

Τυπικά κάθε 7–10 χρόνια. Γι’ αυτό η δυνατότητα εξαγωγής δεδομένων και η ανοιχτή διασύνδεση μετράνε περισσότερο από κάθε λειτουργία.

Τι να κάνετε πριν ζητήσετε προσφορές

Γράψτε τρία πράγματα: πόσοι άνθρωποι θα το χρησιμοποιούν, ποιες τρεις διαδικασίες σας πονάνε περισσότερο, και πόσες ώρες τον μήνα κοστίζουν αυτές οι τρεις.

Με αυτά, κάθε σοβαρός πάροχος μπορεί να σας προτείνει τις σωστές ενότητες. Χωρίς αυτά, θα σας προτείνει το πλήρες πακέτο.

Για το ευρύτερο πλαίσιο, δείτε και τον οδηγό μας για το τι σημαίνει ψηφιακός μετασχηματισμός.

Επόμενο βήμα

Κλείστε δωρεάν συνάντηση 30 λεπτών με την ομάδα του The Dev Alley. Θα δούμε μαζί τις διαδικασίες σας και θα σας πούμε αν χρειάζεστε ERP, εμπορικό πρόγραμμα ή απλώς σύνδεση των εργαλείων που ήδη έχετε.